Politique de protection des données (RGPD)

La présente politique explique les catégories de données collectées, les finalités de leur traitement, les mesures de sécurité destinées à prévenir les accès non autorisés, les pertes ou les utilisations abusives, ainsi que les droits dont vous disposez concernant vos informations personnelles.

1. Champ d'application et principes de protection des données

La présente politique s'applique aux données personnelles traitées dans le cadre de l'utilisation de notre boutique en ligne, notamment lors de la consultation des produits, de la validation des commandes, du paiement, de la livraison et des demandes adressées à notre service client.

Nous appliquons les principes suivants :

• Licéité et transparence : les données sont traitées sur une base juridique appropriée, pour des finalités clairement définies et portées à votre connaissance.

• Limitation des finalités : les informations recueillies sont utilisées uniquement pour les objectifs annoncés et les traitements compatibles avec ceux-ci.

• Minimisation des données : nous limitons la collecte aux informations pertinentes et nécessaires à la fourniture de nos services.

• Exactitude : nous prenons des mesures raisonnables pour maintenir les informations à jour et corriger les données inexactes.

• Limitation de la conservation : les informations ne sont pas conservées au-delà des durées nécessaires, sauf lorsqu'une obligation applicable justifie leur conservation.

• Confidentialité et sécurité : nous prévoyons des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques afin de protéger les informations contre les accès non autorisés, les pertes, les modifications injustifiées et les utilisations abusives.

• Responsabilité : nous veillons à pouvoir justifier les mesures prises pour respecter les principes de protection des données.

Nous déterminons les finalités et les moyens des traitements réalisés pour la gestion de notre boutique et assumons les responsabilités correspondantes.

2. Catégories de données personnelles collectées

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons collecter plusieurs catégories d'informations nécessaires à la gestion des achats et au fonctionnement de notre site.

Ces catégories comprennent notamment :

• Informations d'identification : nom, prénom et renseignements nécessaires pour identifier le destinataire d'une commande.

• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone [facultatif], adresse de facturation et adresse de livraison.

• Informations relatives aux commandes : numéro de commande, articles achetés, quantités, prix, état de préparation, informations d'expédition et historique des achats.

• Informations relatives aux paiements : moyen de paiement sélectionné, références de transaction, confirmation du règlement et informations nécessaires à la facturation et aux remboursements.

• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, caractéristiques de l'appareil, données de connexion et informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site.

• Informations transmises au service client : demandes de renseignements, justificatifs de commande, photographies ou autres documents fournis pour le traitement d'un problème.

• Préférences de communication : choix concernant la réception de notre lettre d'information et des communications commerciales, lorsque vous avez donné votre consentement.

Les informations indispensables au traitement d'une commande sont identifiées lors de leur collecte.

Les données facultatives peuvent être omises lorsqu'elles ne sont pas nécessaires à la réalisation du service demandé.

Nous ne demandons pas aux clients de nous communiquer leurs codes confidentiels de carte bancaire. Les informations bancaires sensibles nécessaires au paiement sont traitées au moyen de dispositifs de paiement sécurisés adaptés.

3. Finalités et bases juridiques des traitements

Chaque traitement de données personnelles repose sur une finalité déterminée et une base juridique appropriée.

Nous utilisons les informations collectées dans les situations suivantes :

• Exécution d'un contrat

  Nous traitons les données nécessaires à l'enregistrement des commandes, à la confirmation des paiements, à la préparation des articles, à leur livraison et à la gestion des demandes de retour, d'échange ou de remboursement.

  Ces opérations permettent d'exécuter les engagements liés aux achats effectués sur notre boutique en ligne.

• Consentement

  Lorsque votre autorisation est nécessaire, nous vous demandons de l'exprimer avant le traitement concerné.

  Ce fondement peut notamment s'appliquer à l'inscription à notre lettre d'information, à certaines communications commerciales et à l'utilisation des cookies non essentiels.

  Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements déjà effectués.

• Respect des obligations légales

  Certaines données doivent être utilisées ou conservées pour répondre aux obligations fiscales, comptables et réglementaires applicables.

  Cela concerne notamment les factures, les justificatifs de paiement et les informations nécessaires à la gestion des opérations comptables.

• Intérêts légitimes

  Nous pouvons traiter certaines données afin de protéger les transactions, de prévenir les tentatives de fraude, d'assurer la sécurité du site et d'améliorer le fonctionnement de nos services.

  Ces traitements sont limités aux informations nécessaires et font l'objet d'une appréciation tenant compte de vos droits et libertés.

Les informations personnelles ne sont pas utilisées pour des finalités incompatibles avec celles annoncées sans justification appropriée.

4. Cookies et Politique relative aux cookies

Notre site peut utiliser des cookies et des technologies similaires afin d'assurer son fonctionnement, de mémoriser certaines préférences et de mesurer l'utilisation des fonctionnalités proposées.

Les principales catégories sont les suivantes :

• Cookies strictement nécessaires : ils permettent notamment le fonctionnement du panier, la protection des opérations et l'accès aux fonctionnalités essentielles.

• Cookies de mesure d'audience : ils peuvent aider à comprendre l'utilisation du site et à identifier des améliorations possibles.

• Cookies de préférences : ils peuvent mémoriser certains choix effectués lors de l'utilisation du site.

• Cookies liés aux communications commerciales : lorsqu'ils sont utilisés, ils permettent de mesurer les résultats des communications concernées.

Les cookies non essentiels soumis à consentement ne doivent pas être activés avant que vous ayez donné votre autorisation.

Nous appliquons les principes suivants :

• Vous devez être informé des finalités des cookies avant de prendre une décision.

• Vous devez pouvoir accepter ou refuser les cookies non essentiels au moyen de choix clairs.

• Le refus doit être aussi simple que l'acceptation.

• Vous devez pouvoir modifier vos préférences et retirer votre consentement à tout moment.

• Le retrait du consentement ne remet pas en cause les opérations effectuées légalement avant celui-ci.

• Les choix exprimés doivent être respectés pendant une durée appropriée.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement d'un service expressément demandé peuvent être utilisés sans consentement préalable lorsqu'ils remplissent les conditions d'exemption applicables.

Pour obtenir davantage d'informations sur les catégories de cookies, leurs finalités, leurs durées de conservation et les modalités de gestion de vos choix, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

5. Mesures de sécurité et protection des données personnelles

Nous accordons une attention particulière à la prévention des risques d'accès non autorisé, de divulgation, de perte, d'altération ou d'utilisation abusive des données personnelles.

Les mesures de protection sont définies en fonction de la nature des données traitées, de leur sensibilité, des risques identifiés et des systèmes concernés.

Elles couvrent notamment les domaines suivants :

• Contrôle des accès aux données

  L'accès aux informations personnelles doit être limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour effectuer leurs tâches.

  Les droits d'accès sont définis selon les responsabilités et les besoins de chaque fonction, afin d'éviter la consultation ou la modification injustifiée de données.

  Les autorisations doivent être révisées lorsque les responsabilités changent ou lorsqu'un accès n'est plus nécessaire.

• Authentification et protection des identifiants

  Les accès aux systèmes contenant des données personnelles sont protégés au moyen de mécanismes d'authentification adaptés.

  Ces mécanismes comprennent, selon les systèmes concernés, l'utilisation d'identifiants individuels, de mots de passe robustes et de protections supplémentaires lorsque le niveau de risque le justifie.

  Les identifiants et les autorisations ne doivent pas être communiqués à des personnes non habilitées.

• Chiffrement et sécurisation des transmissions

  Les échanges de données personnelles entre votre navigateur et notre site doivent être protégés par des protocoles de communication sécurisés, notamment HTTPS avec TLS.

  Ces mécanismes visent à réduire les risques d'interception, de lecture ou de modification non autorisée des informations pendant leur transmission.

  Des mécanismes de chiffrement supplémentaires peuvent être employés pour les données conservées lorsque leur nature et les risques identifiés le justifient.

• Protection des informations de paiement

  Les opérations de paiement sont réalisées au moyen de mécanismes de sécurité adaptés aux transactions électroniques.

  Nous limitons les données de paiement accessibles dans le cadre de la gestion des commandes aux informations nécessaires à la confirmation des transactions, à la facturation et aux remboursements.

  Les codes confidentiels des cartes bancaires ne doivent pas être conservés dans les dossiers de gestion des commandes.

• Sauvegarde et restauration des données

  Des procédures de sauvegarde adaptées doivent permettre de réduire les conséquences d'une suppression accidentelle, d'une défaillance technique ou d'un incident affectant la disponibilité des informations.

  La protection des sauvegardes, la limitation de leur accès et la vérification de leur capacité de restauration font partie des précautions nécessaires à la continuité du service.

• Maintenance et mises à jour de sécurité

  Les systèmes utilisés pour traiter les données personnelles doivent faire l'objet d'un entretien approprié.

  Les mises à jour de sécurité, la correction des vulnérabilités identifiées et la protection contre les programmes malveillants contribuent à réduire les risques d'exploitation non autorisée.

• Surveillance et détection des incidents

  Des contrôles techniques adaptés permettent d'identifier les comportements inhabituels, les tentatives d'accès non autorisées et les anomalies susceptibles d'affecter la sécurité des données.

  Les événements pertinents peuvent être enregistrés et examinés dans des conditions respectant les principes de minimisation et de limitation de conservation.

• Confidentialité des opérations internes

  Les personnes autorisées à traiter des données personnelles doivent respecter des règles de confidentialité et utiliser les informations uniquement pour les missions qui leur sont confiées.

  Des consignes internes et des mesures de sensibilisation contribuent à prévenir la divulgation accidentelle, la mauvaise utilisation ou la communication injustifiée d'informations.

• Limitation des données et suppression sécurisée

  Nous limitons les informations collectées et conservées à celles qui sont nécessaires aux finalités annoncées.

  Lorsque les données ne sont plus nécessaires et qu'aucune obligation ne justifie leur conservation, elles doivent être supprimées ou rendues anonymes selon des modalités appropriées.

• Évaluation et amélioration des protections

  Les mesures de sécurité doivent être réévaluées en fonction des risques, de l'évolution des systèmes et des difficultés éventuellement constatées.

  Lorsque des insuffisances sont identifiées, des mesures correctives appropriées doivent être mises en œuvre.

Ces protections visent à maintenir un niveau de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité adapté aux données traitées.

Aucun dispositif technique ne permet cependant d'éliminer absolument tous les risques. Nous veillons donc à adapter les mesures de prévention, de détection et de traitement des incidents aux besoins réels de protection.

6. Conservation des données et accès autorisés

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant les durées nécessaires aux finalités de leur traitement et aux obligations applicables.

Les règles de conservation sont déterminées selon les catégories suivantes :

• Données de commande : conservation pendant la durée nécessaire au traitement des achats, à leur livraison et au suivi des demandes associées, puis archivage lorsque cela est justifié.

• Informations comptables et justificatifs de facturation : conservation pendant les durées imposées par les obligations comptables et fiscales applicables.

• Données du service client : conservation pendant le traitement des demandes et, lorsque cela est nécessaire, pendant la durée permettant la gestion de réclamations éventuelles.

• Informations relatives aux communications commerciales : conservation pendant la durée justifiée par cette finalité, sous réserve du retrait de votre consentement et des règles applicables.

• Données techniques : conservation limitée aux besoins de fonctionnement, de maintenance, de prévention des incidents et de sécurité.

• Informations relatives aux cookies : conservation selon la catégorie des traceurs, leur finalité et les durées applicables.

L'accès aux données peut être accordé, dans les limites nécessaires, aux personnes chargées de la préparation des commandes, du service client, du suivi des paiements ou de la gestion administrative.

Certaines informations peuvent également être communiquées aux prestataires intervenant dans les opérations nécessaires, notamment les services de paiement, les transporteurs et les services techniques ou d'hébergement.

Ces accès doivent être encadrés afin d'éviter toute utilisation des données à des fins non autorisées.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

À l'expiration de leur durée de conservation, les informations sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière appropriée lorsqu'une justification valable impose leur maintien.

7. Droits des utilisateurs et Politique de confidentialité

Vous disposez de droits concernant la collecte, l'utilisation et la conservation de vos données personnelles.

Ces droits comprennent notamment :

• Droit d'accès : vous pouvez demander si nous traitons des informations personnelles vous concernant et obtenir une copie des données concernées, ainsi que des renseignements sur leur utilisation.

• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction des données inexactes ou la mise à jour des informations incomplètes.

• Droit à l'effacement : vous pouvez demander la suppression de certaines données lorsque les conditions applicables sont remplies.

• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la restriction temporaire de certaines utilisations de vos données dans les situations prévues.

• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à certains traitements fondés sur nos intérêts légitimes et, à tout moment, à l'utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.

• Droit à la portabilité : lorsque les conditions sont réunies, vous pouvez obtenir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

• Droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer à tout moment l'autorisation donnée pour un traitement fondé sur votre consentement.

• Droit d'introduire une réclamation : vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas vos droits.

Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez nous adresser une demande par e-mail aux coordonnées indiquées à la fin de cette politique.

Afin de prévenir tout accès non autorisé à vos informations, nous pouvons demander des éléments de vérification supplémentaires lorsqu'un doute raisonnable existe concernant votre identité.

Nous répondons aux demandes dans un délai d'un mois à compter de leur réception.

Lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires. Dans ce cas, nous vous informons de cette prolongation et de ses motifs au cours du premier mois.

L'exercice de ces droits est en principe gratuit, sous réserve des exceptions prévues pour les demandes manifestement infondées ou excessives.

Pour obtenir davantage d'informations sur les catégories de données collectées, les finalités de leur utilisation et les modalités de protection de votre vie privée, vous pouvez consulter notre Politique de confidentialité.

8. Gestion des incidents de sécurité et actualisation des mesures

Malgré les précautions mises en place, un incident technique ou une tentative d'accès non autorisé peut présenter un risque pour la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité des données personnelles.

Nous prévoyons une gestion adaptée des incidents afin d'identifier les difficultés, d'en limiter les conséquences et de prendre les mesures correctives nécessaires.

Les principales étapes de cette gestion comprennent :

• Identification de l'incident : déterminer la nature du problème et les systèmes ou informations potentiellement concernés.

• Mesures de protection immédiates : prendre les dispositions nécessaires pour limiter les accès non autorisés, empêcher l'aggravation de l'incident et protéger les informations concernées.

• Évaluation des conséquences : examiner les catégories de données affectées, les risques encourus et les mesures nécessaires pour réduire les conséquences possibles.

• Documentation : conserver les informations nécessaires concernant la nature de l'incident, ses conséquences et les actions entreprises.

• Notification à l'autorité compétente : lorsqu'une violation de données personnelles présente un risque pour les droits et libertés des personnes, nous procédons à la notification requise auprès de la CNIL, dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation.

• Information des personnes concernées : lorsqu'une violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés, nous les informons sans retard injustifié, sauf exception applicable, afin de leur permettre de prendre les précautions utiles.

• Mesures correctives : les causes identifiées sont examinées afin d'améliorer les protections et de limiter les risques de répétition.

Nous réexaminons les mesures de protection lorsque cela est nécessaire pour tenir compte des risques identifiés, des changements techniques et des exigences applicables.

La présente politique peut être actualisée afin de refléter les évolutions des traitements ou des mesures de sécurité. En cas de modification importante, une information appropriée sera mise à votre disposition.

9. Contactez-nous

Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles, les mesures de sécurité, les durées de conservation ou l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter notre service client aux coordonnées suivantes.

Adresse de contact : 3-30-1 UMEDA, ADACHI-KU, TOKYO, 123-0851, JAPON

Téléphone du service client : +81 (801) 454 07 38

E-mail du service client : business@sarozanest.com

Horaires du service client : du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale, CET).